A assinatura digital, como o próprio nome já diz, serve para assinar qualquer documento eletrônico. Tem validade jurídica inquestionável e equivale a uma assinatura de próprio punho. É uma tecnologia que utiliza a criptografia e vincula o certificado digital ao documento eletrônico que está sendo assinado. Assim, dá garantias de integridade e autenticidade, não podendo ser alterado.

Com ela, a empresa ou  órgão público elimina o processo manual de coleta de assinaturas, a remessa física de documentos, o reconhecimento de firmas e a gestão de documentos físicos, reduzindo custos, simplificando os processos e agilizando substancialmente a formalização de documentos.

A validade e admissibilidade legal da assinatura digital são garantidas pelo artigo 10 da MP nº 2.200-2, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil, conferindo presunção de veracidade jurídica em relação aos signatários na declaração dos documentos em forma eletrônica

Características:

• Integridade – Qualquer alteração no documento eletrônico faz com que a assinatura seja inválida, garantindo assim o princípio da inalterabilidade;
• Autenticidade – O autor da assinatura digital utiliza sua chave provada para cifrá-lo de modo a garantir a autoria em um documento eletrônico. Esta autenticidade só é obtida porque a chave privada é acessível exclusivamente por seu proprietário;
• Não-repúdio ou irretratabilidade – Quando uma pessoa assina digitalmente, utiliza sua chave privada para cifrar o documento. Assim, ela é impedida de negar a autenticidade da mensagem; e
• Validade jurídica – Garantidas pelo artigo 10 da MP 2.200-2, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil, conferindo presunção de veracidade jurídica em relação aos signatários nas declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pelo ICP-Brasil.

Benefícios:

• Redução de custos – Com remessa de documentos (office-boys, correios e outros), impressão de papel (papel, toner e/ou tinta), guarda física (arquivos e outros), gestão de documentos (controle, consulta, vigência, auditoria, localização e recuperação) e reconhecimento de firmas (assinatura digital);
• Segurança – Autenticidade, integridade, não-repúdio, confiabilidade, impossibilidade de retroagia no tempo, minimização de fraudes e infraestrutura de tecnologia de última geração; e
• Mobilidade – Em qualquer lugar do planeta, com o certificado digital, uma leitora de cartões e um acesso à internet, qualquer documento pode ser assinado, a qualquer hora.

Quanto mais material, mais complexo fica seu manuseio. E tendo em vista a velocidade com que a gestão pública ou privada exige respostas hoje, perder eficiência na relação com os documentos do órgão pode desencadear grandes prejuízos.

A Digitalização de documentos é o processo de conversão de documentos físicos para o formato de documentos digitais e pesquisáveis (pdf, jpg, tif, doc, xls). Qualquer documento que contenha informação relevante para seu negócio pode ser digitalizado e convertido em formato digital.

Esta conversão também transforma o modo de armazenagem destes arquivos que uma vez digitalizados poderão ser disponibilizados em vários formatos de mídias como CDs, DVDs, pendrives ou ainda em unidades de discos removíveis.

No processo de conversão de um acervo o documento é escaneado e os arquivos, agora transformados em imagem, passam por um processo de classificação de documentos para garantir a agilidade na localização das informações através das ferramentas de buscas que podem ser implantadas nesta solução.

A digitalização de documentos é aplicada em processos que exigem um maior nível de consulta e compartilhamento, permitindo que o documento seja acessado por vários usuários simultaneamente e a qualquer momento via Web.

A digitalização de documentos é aplicada em processos que exigem um maior nível de consulta e compartilhamento, permitindo que o documento seja acessado por vários usuários simultaneamente e a qualquer momento via Web.

Segurança e agilidade nos fluxos de trabalho com arquivos digitais

A digitalização de documentos tem como objetivo principal:

• Preservar um documento original de consultas constantes.
• Agilizar a consulta a informações importantes.
• Redução do tempo nas atividades diárias que exigem a busca e análise de documentos;
• Dar mobilidade aos documentos e informações da empresa ou órgão, auxiliando na tomada de decisão.
• Facilitar (agilidade e mobilidade) a integração entre setores.
• Reduzir o acervo físico de documentos e informações que sobrecarregam o espaço físico da empresa ou órgão;
• Redução de perda de documentos;
• Acesso restrito a usuários de acordo com suas necessidades de trabalho.