A organização é importante em tudo que fazemos e a falta dela impacta diretamente a produtividade no trabalho. Com o crescente volume de informações e documentos que circulam dentro das órgão públicos, independentemente de seu porte, torna-se cada vez mais necessário se preocupar com a organização de arquivos.

Quanto mais material, mais complexo fica seu manuseio. E tendo em vista a velocidade com que a gestão pública ou privada exige respostas hoje, perder eficiência na relação com os documentos do órgão pode desencadear grandes prejuízos.

A Digitalização de documentos é o processo de conversão de documentos físicos para o formato de documentos digitais e pesquisáveis (pdf, jpg, tif, doc, xls). Qualquer documento que contenha informação relevante para seu negócio pode ser digitalizado e convertido em formato digital.

Esta conversão também transforma o modo de armazenagem destes arquivos que uma vez digitalizados poderão ser disponibilizados em vários formatos de mídias como CDs, DVDs, pendrives ou ainda em unidades de discos removíveis.

No processo de conversão de um acervo o documento é escaneado e os arquivos, agora transformados em imagem, passam por um processo de classificação de documentos para garantir a agilidade na localização das informações através das ferramentas de buscas que podem ser implantadas nesta solução.

A digitalização de documentos é aplicada em processos que exigem um maior nível de consulta e compartilhamento, permitindo que o documento seja acessado por vários usuários simultaneamente e a qualquer momento via Web.

A digitalização de documentos é aplicada em processos que exigem um maior nível de consulta e compartilhamento, permitindo que o documento seja acessado por vários usuários simultaneamente e a qualquer momento via Web.

Segurança e agilidade nos fluxos de trabalho com arquivos digitais.

A digitalização de documentos tem como objetivo principal:

• Preservar um documento original de consultas constantes.
• Agilizar a consulta a informações importantes.
• Redução do tempo nas atividades diárias que exigem a busca e análise de documentos;
• Dar mobilidade aos documentos e informações da empresa ou órgão, auxiliando na tomada de decisão.
• Facilitar (agilidade e mobilidade) a integração entre setores.
• Reduzir o acervo físico de documentos e informações que sobrecarregam o espaço físico da empresa ou órgão;
• Redução de perda de documentos;
• Acesso restrito a usuários de acordo com suas necessidades de trabalho.